Содержание:
Перед внедрением дорогих продуктов и проведения глобальной цифровизации, я рекомендую "потренироваться", набраться опыта. Сейчас все больше "дешевых" или бесплатных сервисов. Благодаря этому опыту:
• компания будет понимать, какие требования необходимо закладывать к комплексным решениям и подойдет к полноценной трансформации более осознанно
• будут получены эффекты уже в краткосрочной перспективе;
• команда предприятия повысит свои цифровые компетенции, что снимет ограничения и сопротивление по техническим причинам;
• будут выявлены ограничения существующих бизнес-процессов и «узкие» места. Это позволит в короткие сроки повысить эффективность и эффективнее провести реинжиниринг процессов.
Рассмотрим несколько примеров бесплатных сервисов:
Сайт: platrum.ru
Преимущества – создание с минимальными ресурсами цифровой структуры компании, KPI, дашбордов, базы знаний, проведения тестирования, учет финансов, ведение паролей, ведение склада.
Система имеет как бесплатный функционал, так и за небольшую стоимость
Это первый шаг к построению комплексной информационной среды, с минимальными вложениями.
Сайт: trello.com
Преимущества, получаемые от использования:
Облачный сервис, работать с которым можно как через обычный браузер на ПК, так и через мобильное приложение
Возможна визуализация в соответствии принципами Kanban и присвоением цветных меток для каждой задачи, что позволит выявлять «узкие» места и оказывать организационное воздействие на стадии возникновения проблем
Возможно использование принципа управления по целям и SMART задач с назначением ответственных, созданием чек-листов, сроков (в платной версии на каждую задачу можно назначать отдельный срок и ответственного). Это решает проблемы контроля и исполнительской дисциплины.
Полноценное ведение истории по каждой задаче: прикрепление материалов, ведение обсуждения, логирование всех действий по каждой задаче. Это решает проблему исполнительской дисциплины, сокрытия информации и «забывания» задач.
Обеспечивается сквозная передача данных, что, например позволяет отслеживать всю историю заказа от момента принятия до реализации.
Возможно создание шаблонов задач и их копирование. Это позволяет автоматизировать работу с типовыми задачами.
Возможна интеграция с Google Drive.
Простой и интуитивно понятный интерфейс.
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Возможный эффект: до 50% увеличения производительности.
Обучающие материалы: Что такое Trello и как им пользоваться
Аналоги: Jira, Wunderlist, Wrike
Также есть хороший обзор тут
Использование данного инструмента позволило полностью перевести на удаленный режим работы подразделение из 10 человек
Сайт: https://app.clickup.com/
Облачный сервис для командной работы над проектами и задачами. Он позволяет создавать как отдельные таски, так и объемные to-do списки, а также гибко управлять и настраивать проекты при помощи ряда инструментов кастомизации.
Здесь же можно создавать документы, вики-страницы и базы знаний для проектов, а затем делиться ими с другими участниками команды или кем угодно в интернете. Еще одной важной функцией ClickUp является создание таблиц, делать это можно как с нуля, так и импортировав их из других сервисов: Google Sheets или Airtable.
Функционал платформы позволяет отправлять и получать email, делиться ими с командой и автоматизировать задачи на основе их данных. Здесь же доступны возможности для планирования задач/проектов и составления расписаний при помощи календарей, графиков и диаграмм Ганта. Также стоит отметить гибкую систему напоминаний о текущих задачах и событиях в Google Calendar. Через интерфейс системы можно отслеживать упоминания и управлять списком задач при помощи метода drag and drop. ClickUp позволяет вести трекинг целей и отслеживать общий прогресс работы над конкретной задачей или проектом в целом. Еще одной важной функцией ClickUp является тайм-трекинг, помогающий рассчитывать ожидаемое время выполнения задачи/проекта и создавать отчеты как в самом сервисе, так и в стороннем ПО. Также здесь есть опция демонстрации экрана и модуль управления ресурсами. Участники команды могут обсуждать совместную работу и делиться файлами через встроенный чат, а еще оставлять комментарии.
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня
Аналоги: Jira, Trello, Битрикс 24
Google Документы – бесплатный набор удобных средств редактирования и оформления текстовых файлов, таблиц, презентаций.
Преимущества, получаемые от использования:
Облачный сервис, работать с которым можно обычный браузер на ПК
Имеется возможность работы нескольких пользователей одновременно с одним документом
Автоматическое сохранение после внесения изменений в файл, а также возможность увидеть список предыдущих версий документа, отсортированный по дате и автору изменений.
Гибкая настройка прав доступа к документу
Совместимость с Microsoft Office
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Аналоги: Zoho Writer, Документы Quip, Документы mail.ru, Onlyoffice
Использование данного инструмента для организации взаимодействия планового отдела и производства позволило на одном из проектов получить следующие результаты:
Время получения оперативной информации по статусу заказа снизилось с 4-5 часов до 5 минут
Повысилось качество оперативного планирования производства – снизилось количество незавершённого производства на 50-100%, время работы оборудования в течении производственной смены увеличилось на 50 %
Выстроено «прозрачное» производство – известно какое сырье и для каких заказов есть, когда будет готов заказ, где возник брак
Сайт: cloud.mail.ru
Облачное хранилище данных российской компании Mail.ru Group. Входит в пакет Mail.ru для бизнеса.
Преимущества, получаемые от использования:
Позволяет хранить музыку, видео, изображения и другие файлы в облаке и синхронизировать данные на компьютерах, смартфонах или планшетах, а также делиться ими с другими пользователями Интернета.
Возможность гибкой настройки прав доступа к общим папкам и документам.
Реализовано онлайн-редактирование документов, таблиц и презентаций.
Присутствует двухфакторная аутентификация, вход в мобильные приложения по TouchID, автоматическая проверка загружаемых файлов на вирусы.
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Аналоги: Dropbox, Google Диск, Яндекс.Диск, OneDrive
Сравнение сервисов: https://yandex.ru/turbo/lifehacker.ru/s/best-cloud-storage-services/
Использование данного сервиса позволило организовать работу распределённой команды и вести единый архив документов, что позволило сократить трудозатраты сотрудников на 30-50 %.
Система управления взаимоотношениями с клиентами от Сбербанка, имеет бесплатную версию. Решает проблему систематизации работы с клиентами.
Преимущества, получаемые от использования:
облачное решение - работает и в браузере с компьютера, и в мобильном приложении на iOS и Android;
имеет возможность интеграции с 1С, в том числе расширяет ее функционал;
быстрое внедрение - запуск системы занимает от 3 до 15 дней, в зависимости от сложности базы и нужной функциональности;
гибкость при работе с клиентами - можно устанавливать клиентам разные статусы, чтобы делать предложения только тем, кому надо;
интегрируется с электронной почтой, социальными сетями и мессенджерами - получение всех сообщений от покупателей в едином окне
анализ эффективности разных каналов продаж - автоматически фиксируется, откуда пришёл тот или иной клиент
безопасность данных – клиентская база не хранится на отдельном компьютере или в расшареной папке локальной сети, как следствие – нельзя просто скопировать все на флэш карту и стереть базу данных.
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Обучающие материалы:
Аналоги: Битрикс24 (bitrix24.ru), HubSpot CRM, Freshsales, Workbooks.com
Сравнения аналогов:
Сайт: tilda.cc/ru/
Блочный конструктор сайтов, не требующий навыков программирования. Позволяет создавать сайты, интернет-магазины, посадочные страницы, блоги и email-рассылки. Сайты на платформе собираются из готовых блоков, которые автоматически адаптируются под мобильные устройства и выделены в смысловые категории.
Это позволяет улучшить и упростить коммуникацию с клиентами, что является одной из задач цифровой трансформации.
Преимущества от использования:
интуитивный конструктор сайтов - создание сайта самостоятельно с помощью блоков из библиотеки
адаптивность - Не нужно делать работу дважды, оптимизируя дизайн под разные устройства
можно использовать сайт как небольшую учетную систему.
Альтернативы: wix.com (на нем работает этот сайт), Figma, WordPress
Сайт: miro.com
Платформа для совместной работы распределенных команд (в том числе при дистанционной работе отдельных сотрудников).
Преимущества от использования:
Возможность визуализировать процессы и провести их реинжиниринг
Облачное SaaS решение, поддерживающее одновременную работу нескольких участников
Предусмотрена возможность настройки интеграции с другими инструментами совместной работы, такими как Slack, Microsoft Teams, Zoom, Jira, Trello, Google Docs
Альтернативы: mindmeister.com (пример ментальной карты)
Обучающие материалы:
Сайт: datastudio.google.com
Google Data Studio (Студия данных) — это мощный инструмент визуализации данных, позволяющий строить отчеты и дашборды, которые будут обновляться автоматически при помощи подключения к Google Analytics, Таблиц или баз данных MySQL. Этот продукт является аналогом Power BI от Microsoft.
Бесплатная версия позволяет подключить 2 источника данных
Альтернативы: Power BI
Обучающие материалы:
Сайт: sbercloud.ru
Auto ML — система алгоритмов, которая быстро и самостоятельно создает прикладные решения на основе моделей машинного обучения
